1. Cyflwyniad

Mae Anrhydeddus Gymdeithas y Cymmrodorion yn cymryd eich preifatrwydd o ddifri ac mae’n ymrwymedig i sicrhau ei fod yn cael ei ddiogelu’n gywir. Drafftiwyd y Polisi Preifatrwydd diwygiedig hwn yn dilyn gofynion y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) sy’n weithredol o 25 Mai 2018, pan ddaeth y GDPR i rym. At ddibenion y GDPR, aelodau Cyngor y Gymdeithas (Ymddiriedolwyr yr elusen) gyda’i gilydd yw’r rheolwyr data. Y prif Brosesydd Data yw Ysgrifennydd yr Aelodaeth (rôl a gyflawnir gan y Trysorydd Mygedol ar hyn o bryd – treasurer@cymmrodorion.org). Gall yr Ysgrifennydd Mygedol (secretary@cymmrodorion.org) a Swyddogion eraill hefyd brosesu data o bryd i’w gilydd.

Rhoddir unrhyw newidiadau a wnawn i’r Polisi Preifatrwydd hwn yn y dyfodol ar y dudalen hon (https://www.cymmrodorion.org/cy/y-gymdeithas/polisiau/). Byddwn yn hysbysu’r aelodau o unrhyw newidiadau arwyddocaol ond efallai yr hoffech edrych ar y dudalen hon o bryd i’w gilydd i sicrhau eich bod yn ymwybodol o’r fersiwn ddiweddaraf o’r Polisi.

2. Anrhydeddus Gymdeithas y Cymmrodorion

Mae Cymdeithas y Cymmrodorion yn bodoli er mwyn hyrwyddo iaith, llenyddiaeth, celfyddyd a gwyddorau Cymru. Gwna gyfraniad pwysig i drafodaethau academaidd, celfyddydol a gwleidyddol ac mae’n gweithio i sirchau cydnabyddiaeth o gyfraniad y wlad yn y gymdeithas gyfoes. Mae’n trefnu cyfres o ddarlithoedd rheolaidd a chyfarfodydd yn Llundain a Chymru, yn annog a chefnogi ysgoloriaeth ac ymchwil, yn cyhoeddi cylchgrawn blynyddol, y Trafodion, ac yn dyfarnu medal i gydnabod cyfraniad llawer o unigolion sydd wedi rhoi gwasanaeth neilltuol i Gymru mewn llawer maes. Mae’r Gymdeithas yn denu amrediad amrywiol o aelodau unigol a chorfforaethol yn fyd eang. Mae’r aelodaeth bresennol yn cynnwys dynion a menywod o bob cefndir sy’n weithgar ac yn teimlo’n angerddol am ddatblygiad y wlad ac sy’n mwynhau cymdeithasu ag eraill sydd hefyd â diddordeb yng Nghymru a materion Cymreig.

3. Beth yw ein sail cyfreithiol am gasglu, cadw a defnyddio eich data?

Mae’n rhaid i sefydliadau gael sail cyfreithiol i brosesu data personol. Mae’r Gymdeithas wedi penderfynu mai’r sail cyfreithiol ar gyfer casglu, cadw a phrosesu data personol ei aelodaeth yw trwy ganiatâd a roddir gan yr aelodau hynny (er enghraifft, pan ymunwch â’r Gymdeithas am y tro cyntaf, pan byddwch yn cwblhau ffurflen caniatâd data, neu pan byddwch yn defnyddio gwefan y Gymdeithas).

Hefyd efallai bydd arnom angen casglu a phrosesu eich data er mwyn cydymffurfio â’r gyfraith. Er enghraifft, gallwn drosglwyddo manylion am bobl sy’n ymwn

4. Pryd byddwn ni’n casglu eich data personol?

Byddwn yn casglu eich data personol pan byddwch:

• yn ymuno â’r Gymdeithas am y tro cyntaf;
• yn darparu gwybodaeth mewn ymateb i gais gennym ni;
• yn ymweld â’n gwefan; • yn ymgysylltu â ni ar y cyfryngau cymdeithasol;
• yn cysylltu â ni trwy unrhyw ffordd gydag ymholiadau, cwynion ac ati;
• yn gofyn i un o’n Swyddogion i anfon gwybodaeth atoch yn y post neu ar ebost;
• yn dewis cwblhau arolwg a anfonwn atoch;
• yn cwblhau unrhyw ffurflenni a anfonwn atoch;
• yn rhoi caniatâd i drydydd person i rannu â ni yr wybodaeth sydd ganddynt amdanoch chi.

5. Pa ddata personol ydym ni’n ei gasglu?

Mae’r Gymdeithas yn casglu’r wybodaeth ganlynol ynghylch ei aelodau:

• Teitl
• Enw (enwau cyntaf a theuluol)
• Talfyriadau cymwysterau proffesiynol, academaidd ac eraill
• Cyfeiriad post
• Cyfeiriad ebost (pan y’i darperir)
• Rhif ffôn (llinell tir – pan y’i darperir)
• Rhif ffôn (ffôn symudol – pan y’i darperir)
• Hoff iaith cyfathrebu (Cymraeg neu Saesneg)
• Maint y tanysgrifiad a delir yn y flwyddyn gyfredol
• Dyddiad y derbyniwyd y tanysgrifiad a dalwyd yn y flwyddyn gyfredol
• Y dull o dalu’r tanysgrifiad yn y flwyddyn gyfredol (siec, archeb sefydlog, debyd uniongyrchol neu arall)
• P’un ai y gellir hawlio Rhodd Cymorth ar y tanysgrifiad ai peidio.

Yn berthnasol i aelodau presennol (gweler adran 8, isod) a phan fo cofnodion yn bodoli, mae’r hanes am daliadau tanysgrifiad a dulliau o dalu yn cael eu cadw am y blynyddoedd blaenorol. I’r aelodau hynny sydd wedi dewis talu trwy Ddebyd Uniongyrchol trwy’r Sefydliad Cymorth Elusennau mae’r Gymdeithas hefyd yn casglu enw’r cyfrif banc, rhif y cyfrif a chôd didoli cangen y banc.

Darperir y wybodaeth a restrir uchod gan yr aelodau eu hunain. Yn ogystal, at ddibenion gweinyddol, rhoddir rhif aelodaeth i’r holl aelodau gan y Gymdeithas. Er mwyn eich diogelu chi, rydym yn darparu cyfleuster i chi newid eich cyfrinair mewngofnodi pryd bynnag y dymunwch.

Y data a gedwir ar ein gwefan
P’un ai ydych chi’n aelod ai peidio, pan byddwch yn ymweld â’n gwefan, gallwn hefyd gasglu’r wybodaeth ganlynol:

• eich enw defnydd ar y cyfryngau cymdeithasol, os byddwch yn cysylltu â ni trwy’r sianeli hynny;
• • gwybodaeth gyswllt yn cynnwys cyfeiriad ebost;
• • gwybodaeth a gesglir trwy ddefnyddio cwcis ar eich porwr gwe.

Cwcis
Mae ein gwefan yn defnyddio cwcis er mwyn eich gwahaniaethu chi oddi wrth defnyddwyr eraill ein gwefan. Mae cwci yn ffeil fechan y byddwn, os cytunwch chi, yn ychwanegu ati ac yn ei chadw ar eich porwr neu ar yriant caled eich cyfrifiadur. Mae’n ein cynorthwyo ni i roi profiad da i chi pan fyddwch yn pori’r wefan ac mae hefyd yn ein galluogi ni i wella’r safle, trwy adael i ni fonitro eich anghenion, eich hoffterau a’ch cas bethau. Gwna hyn trwy gasglu a chofio gwybodaeth am eich hoffterau, yn cynnwys pa dudalennau sydd o ddefnydd i chi a’r rhai sydd ddim. Mae cwcis yn caniatáu rhaglenni’r we i ymateb i chi fel unigolyn. Nid ydynt yn rhoi mynediad i ni i’ch cyfrifiadur nac i unrhyw wybodaeth amdanoch, ac eithrio’r data rydych yn dewis ei rannu gyda ni.

Gallwch ddewis derbyn neu wrthod cwcis. Mae’r rhan fwyaf o borwyr y we yn derbyn cwcis yn awtomatig, ond fel arfer gallwch addasu eich porwr i osodiad sy’n gwrthod cwcis os bydd hynny’n well gennych (ond cofiwch efallai bydd hyn yn eich rhwystro rhag cymryd mantais lawn o’r wefan). Mae pob porwr yn wahanol felly gwiriwch ddewislen ‘Help’ eich porwr penodol chi er mwyn dysgu sut i newid eich dewisiadau ynghylch cwcis.

Gall ein gwefan gynnwys dolenni i wefannau eraill o ddiddordeb. Fodd bynnag, unwaith y byddwch yn defnyddio’r dolenni hyn i adael ein safle ni am un arall, dylech nodi nad oes gennym reolaeth dros y wefan arall honno. Ni allwn fod yn gyfrifol am ddiogelu a phreifatrwydd unrhyw wybodaeth a ddarperwch chi tra’n ymweld â’r fath safleoedd, nad sydd wedi eu rheoli gan y Polisi Preifatrwydd hwn. Dylech fod yn ofalus ac edrych ar y datganiad preifatrwydd sy’n berthnasol i’r wefan dan sylw.

6. Sut a pham ydym ni’n defnyddio eich data personol?

Mae’r wybodaeth a restrir ym mharagraff cyntaf adran 5, uchod, yn cael ei storio mewn cronfa ddata o aelodau a gedwir gan yr Ysgrifennydd Aelodaeth i’w defnyddio wrth weinyddu’r Gymdeithas. Defnyddir y gronfa ddata ar gyfer cadw cofnodion mewnol ac mewn agweddau eraill o weinyddiaeth y Gymdeithas.

Gyda’ch caniatâd chi, ac yn unol â’r dewisiadau rydych wedi eu mynegi, rydym hefyd yn defnyddio’r data presonol a ddarparwyd gennych i gysylltu â chi drwy’r post ac ar ebost; gallwn hefyd wneud hyn yn y dyfodol drwy neges destun neu ar y ffôn. Gwnawn hyn er mwyn eich darparu chi â’r wybodaeth a’r gwasanaethau rydych wedi tanysgrifio iddynt fel aelod a rhoi gwybod i chi am gyfundrefn a gweithgareddau’r Gymdeithas. Mae cyfathrebu drwy’r post yn cynnwys cylchredeg y Trafodion blynyddol ac mae cyfathrebu ar ebost yn cynnwys ebyst at unigolion ac at grwpiau (gan gynnwys MailChimp), er enghraifft gyda gwybodaeth am ddarlithoedd a digwyddiadau eraill sydd i ddod.

Mae rhwydd hynt i chi, ar unrhyw adeg, i optio allan o glywed gennym trwy unrhyw un o’r ffyrdd hyn (gweler adran 11, isod).

Byddwn yn defnyddio’r wybodaeth a gasglwyd pan byddwch yn ymweld â’n gwefan:

• i weinyddu ein safle ac ar gyfer gweithrediadau mewnol, yn cynnwys datrys problemau, dadansoddi data, profi, ymchwil, dibenion ystadegol ac arolwg;
• i wella ein safle er mwyn sicrhau y cyflwynir y cynnwys yn y modd mwyaf effeithiol i chi a’ch cyfrifiadur;
• i wella’r gwasanaethau a gynigiwn;
• fel rhan o’n hymdrechion i gadw’n safle’n ddiogel; ac
• ar gyfer cadw cofnodion mewnol.

7. Sut ydym ni’n diogelu eich data personol?

Rydym ni’n ymwybodol pa mor bwysig yw diogelwch data i’n holl aelodau a phobl eraill rydym yn cysylltu â hwy. Gan gofio hyn, rydym yn ofalus iawn wrth drin eich data ac yn gweithredu’n briodol i’w ddiogelu. Er mwyn rhwystro defnydd heb awdurdod neu ddatgeliad, rydym wedi gosod gweithdrefnau corfforol, electronig a rheolaethol i warchod a diogelu y wybodaeth a gasglwn. Yn benodol:

• mae mynediad i’ch data personol wedi ei ddiogelu gan gyfrinair ac mae unrhyw data a gaiff ei fwydo i mewn i’n gwefan yn cael ei warchod gan amgryptiad (encryption) SSL;
• rydym yn diogelu mynediad i holl ardaloedd rhyngweithredol ein gwefannau a’r apiau gan ddefnyddio technoleg ‘https’;
• mae ein darparwr gwefan yn monitro’r system yn rheolaidd i chwilio am wendidau ac ymosodiadau ac mae mur gwarchod (firewall) ychwanegol yn ei le

8. Am ba hyd ydym ni’n cadw eich data personol?

Rydym ond yn cadw eich data personol am y cyfnod angenrheidiol ac at y diben y’i casglwyd. Rydym yn cadw data ynghylch aelod unigol y Gymdeithas tra bydd yr unigolyn yna’n aelod o’r Gymdeithas. Os, am ba reswm bynnag y byddwch yn peidio â bod yn aelod, un ai byddwn yn dileu eich data’n gyfangwbl neu’n ei anhysbysu, er enghraifft trwy ei roi gyda data arall er mwyn ei ddefnyddio mewn modd anhysbys ar gyfer dadansoddiad ystadegol.

9. Â phwy ydym ni’n rhannu eich data personol?

Gyda rhai eithriadau, nid ydym yn rhannu eich data personol â thrydydd person heb eich caniatâd blaenorol.

Yr eithriadau yw:

• pan ddefnyddiwn sefydliadau trydydd parti i brosesu taliadau ariannol oddi wrthych chi (er enghraifft, y Sefydliad Cymorth Elusennau a’r sefydliad GoCardless);
• pan ddefnyddiwn drydydd parti, a ymddiriedwn ynddynt, i reoli agweddau o’n gwaith, er enghraifft anfon gwybodaeth drwy’r post a chynnal a chadw ein gwefan;
• pan ddefnyddiwn Mailchimp (The Rocket Science Group, LLC) i reoli rhestrau tansygrifiadau ebost ac anfon ebyst at ein aelodau. (Gallwch ddarllen polisi preifatrwydd MailChimp yma: https://mailchimp.com/legal/privacy/.)

Mewn achosion o’r fath, er mwyn cadw eich data’n ddiogel ac i warchod eich preifatrwydd:

• rydym ond yn darparu’r wybodaeth sydd ei angen ar y trydydd parti er mwyn iddynt weithredu eu gwasanaethau penodol;
• gallant ond defnyddio’ch data ar gyfer y dibenion penodol a nodwn ni;
• rydym yn gweithio’n agos gyda hwy i sicrhau bod eich preifatrwydd yn cael ei barchu a’i ddiogelu bob amser;
• pe byddem yn atal defnyddio eu gwasanaethau, bydd unrhyw ddata ganddynt hwy yn cael ei ddileu neu ei anhysbysu.

Yn ychwanegol, efallai bydd yn ofynnol i ni dan y gyfraith i ddatgelu data personol i gyrff gorfodi’r gyfraith neu gyrff rheoleiddio neu’r Llywodraeth. Os dywedwch wrthym eich bod yn dymuno i hyn ddigwydd, gallwn hefyd ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol i anfon gwybodaeth hyrwyddo am drydydd parti y credwn ni fydd o ddiddordeb i chi (er enghraifft, pan ofynnir i ni gylchredeg ein aelodau pan fod corff perthnasol am roi cyhoeddusrwydd i ddigwyddiad neu weithgaredd arall). Ar adegau felly, y Gymdeithas fydd yn cylchredeg y wybodaeth i’r aelodau. Nid ydym yn trosglwyddo’r data i’r sefydliad arall.

10. Beth yw eich hawliau dros eich data personol?

Mae gennych yr hawl:

• i dynnu’n ôl unrhyw ganiatâd a roesoch yn flaenorol – os ydych wedi rhoi eich caniatâd i ni i ddefnyddio eich data personol, gallwch newid eich meddwl ar unrhyw adeg a thynnu’r caniatâd hwnnw yn ôl;
• i ofyn:
• am fynediad i’r data personol sydd gennym arnoch, yn rhad ac am ddim yn y rhan fwyaf o achosion;
• i gywiro eich data personol pan fo hwnnw’n anghywir, wedi dyddio neu’n anghyflawn (gweler adran 11, isod);
• i ni atal defnyddio eich data personol i gysylltu â chi trwy’r oll neu rai o’r canlynol: post, ebost, negeseuon testun, ffôn; (gallwch orffen derbyn negeseuon cylchlythyr ar ebost trwy glicio ar y botwm “an-tanysgrifio” (“unsubscribe”) ar unrhyw ohebiaeth ebost a anfonwn atoch);
• ein bod yn atal unrhyw brosesu o’ch data personol, sy’n seiliedig ar ganiatâd, wedi i chi dynnu’r caniatâd hwnnw’n ôl; ➢ ein bod yn dileu’r holl ddata personol sy’n berthnasol i chi (eich hawl “i gael eich anghofio”).

Mae croeso i chi gysylltu â ni i ofyn i ni weithredu’r hawliau hyn. (Gweler adran 14, isod, am fanylion cyswllt.) Er mwyn diogelu cyfrinachedd eich gwybodaeth, gofynnwn i chi wirio eich hunaniaeth cyn symud ymlaen ag unrhyw gais a wnewch dan y Polisi Preifatrwydd hwn. Os ydych wedi awdurdodi trydydd parti i gyflwyno cais ar eich rhan, byddwn yn gofyn iddynt i brofi bod ganddynt eich caniatâd chi i weithredu.

Dylech nodi efallai y byddwch yn parhau i dderbyn cyfathrebiadau gennym am gyfnod byr ar ôl i chi newid eich dewisiadau tra bod ein systemau’n cael eu diweddaru.

11. Sut allwn chi ddiwygio’r wybodaeth a gedwir gan y Gymdeithas amdanoch neu sicrhau ei fod yn atal storio a defnyddio eich data personol yn gyfangwbl?

Os ydych chi’n credu bod y wybodaeth sydd gennym arnoch yn anghywir, wedi dyddio neu’n anghyflawn, byddwch cystal ag ysgrifenu atom neu’n ebostio ni cyn gynted â phosibl, gan ddefnyddio’r cyfeiriad a roddir yn adran 14 y Polisi Preifatrwydd hwn. Byddwn yn cywiro unrhyw wybodaeth sy’n anghywir ar fyrder

12. Sut allwch chi gysylltu â’r Rheolydd?

Os ydych chi’n teimlo nad yw eich data wedi ei drin yn iawn, neu eich bod yn anhapus gyda’n ymateb i unrhyw geisiadau a gyflwynoch i ni ynghylch defnydd eich data personol, mae gennych hawl i gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Information Commissioner’s Office (ICO)). Gallwch gysylltu â’r ICO drwy ffonio 0303 123 1113 neu arlein yn www.ico.org.uk/concerns.

Os ydych yn byw tu allan i’r DU, mae hawl gennych i gyflwyno eich cwyn i’r rheolydd diogelu data perthnasol yn y wlad ble rydych yn byw.

13. Unrhyw gwestiynau?

Gobeithiwn bod y Polisi Preifatrwydd hwn wedi bod o gymorth yn gosod allan y ffordd rydym yn delio â’ch data personol a’ch hawliau i’w reoli. Os oes gennych unrhyw gwestiynau neu sylwadau pellach, cofiwch gysylltu â ni.

14. Â phwy ddylech chi gysylltu?

Ynghylch unrhyw ymholiadau neu geisiadau mewn perthynas â Pholisi Preifatrwydd y Gymdeithas neu reolaeth eich data personol, ysgrifennwch at:

Yr Ysgrifennydd Aelodaeth Anrhydeddus Gymdeithas y Cymmrodorion 157-163 Grays Inn Road Llundain WC1X 8UE neu ebostiwch: treasurer@cymmrodorion.org.

Diweddarwyd y polisi hwn ddiwethaf ar 21 Mai 2018.